Personvernerklæring

Hvem er behandlingsansvarlig

Revios er utviklet og driftet av Halifax AS, org.nr. 927 383 780, Dalen hageby 9, 7044 Trondheim. Halifax AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger vi behandler på disse nettsidene og når du tar kontakt med oss.

Spørsmål om personvern sender du til adressen under.

post@revios.no

Hva vi samler inn på nettsidene

Nettsidene er åpne. Du trenger ingen konto for å lese dem, og vi ber ikke om personopplysninger for å vise innholdet.

• Tekniske serverlogger: nettsidene driftes av Netlify, som registrerer IP-adresse, tidspunkt, hvilken side som ble hentet og hvilken nettleser som hentet den. Loggene brukes til å drifte og sikre tjenesten, på grunnlag av vår berettigede interesse (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
• Skjemaet «Be om tilgang»: organisasjonsnummer, firmanavn, navn, e-postadresse, telefonnummer, eventuell melding og hvilket språk du brukte. Vi behandler opplysningene for å svare deg og følge opp forespørselen, på grunnlag av vår berettigede interesse i å kunne kommunisere med dem som tar kontakt (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Innsendingene lagres i Netlify Forms. Vi sletter forespørselen når saken er ferdig behandlet, senest etter 12 måneder.
• Innholdet i e-post du sender oss: navnet ditt, e-postadressen og det du skriver. Vi behandler det for å svare deg og følge opp henvendelsen, på grunnlag av vår berettigede interesse i å kunne kommunisere med dem som tar kontakt (artikkel 6 nr. 1 bokstav f). Vi sletter henvendelsen når saken er ferdig behandlet, senest etter 12 måneder.

Vi bruker ikke opplysninger fra nettsidene til markedsføring eller profilering.

Oppslag i Enhetsregisteret og vern mot spam

Når du skriver inn et gyldig organisasjonsnummer i skjemaet, henter nettleseren din firmanavnet fra Enhetsregisteret (data.brreg.no). Oppslaget går direkte fra nettleseren til Brønnøysundregistrene og inneholder bare organisasjonsnummeret.

Skjemaet er beskyttet av Cloudflare Turnstile, som vurderer signaler fra nettleseren for å skille mennesker fra automatiserte innsendinger. Cloudflare er databehandler når de leverer sikkerhetstjenesten for oss, og selvstendig behandlingsansvarlig når de bruker opplysningene til å forbedre gjenkjenning av roboter. Turnstile lastes bare på skjemasiden.

Cloudflares personvernerklæring for Turnstile

Informasjonskapsler og lokal lagring

Nettsidene setter ingen informasjonskapsler selv. To valg lagres lokalt i nettleseren din, og ingen av dem sier hvem du er:

• revios-theme: valget ditt av lyst eller mørkt utseende.
• revios-access-sent: tidspunktet for siste forespørsel, slik at samme forespørsel ikke sendes to ganger rett etter hverandre.

Begge er nødvendige for å levere det du selv har valgt. Derfor ber vi ikke om samtykke (unntaket i ekomloven § 3-15 gjelder nødvendig lagring). Vi har ingen analyseverktøy og ingen sporing. Skrifttypene leveres fra vårt eget domene. Det eneste tredjepartsskriptet er Cloudflare Turnstile på skjemasiden.

Innlogging i Revios

Microsoft-innlogging bruker Entra ID. Vi mottar navn, e-postadresse og en brukerreferanse fra innloggingsleverandøren. Tilgang til et firma avgjøres av medlemskap og godkjenning i Revios, ikke av e-postdomenet alene. Påloggingssiden viser hvilke innloggingsmåter som er tilgjengelige.

Når du er logget inn, settes en sesjonskapsel på domenet til applikasjonen. Den holder deg innlogget, og den settes ikke av disse sidene.

Personopplysninger i produktet

Revisjonsfirmaet som bruker Revios er behandlingsansvarlig for personopplysningene i sine egne oppdrag. Halifax AS er databehandler og behandler dem bare etter instruks i en databehandleravtale med firmaet.

• Mesteparten av personopplysningene lagres i et eget, kryptert lager, atskilt fra resten av arbeidsdataene.
• Opplysningene om én person kan da slettes for seg, uten at revisjonssporet brytes.
• Innhold revisoren skriver eller limer inn i arbeidspapirer, og dokumenter som er lagret som originaler, kan ligge utenfor dette lageret. Sletting må vurderes særskilt opp mot oppbevaringsplikter og tekniske begrensninger. Revisjonsfirmaet får beskrivelsen i databehandleravtalen.
• Den signerte revisjonsloggen lagrer hendelser og pseudonyme brukerreferanser, ikke navn, e-postadresser eller dokumentinnhold. Koblingen til en person holdes utenfor loggen. En brukerreferanse kan fortsatt være en personopplysning.
• Noen opplysninger må oppbevares så lenge loven krever at revisjonsdokumentasjonen tas vare på. Da kan sletting utsettes til oppbevaringstiden er ute, og den som ber om sletting får beskjed om det.

Revisjonsfirmaet får den fullstendige beskrivelsen av lagring, sletting og oppbevaringstid i databehandleravtalen.

Integrasjon med regnskapssystem (PowerOffice Go)

Revisjonsfirmaet kan hente regnskapet til en klient direkte fra klientens regnskapssystem i stedet for å laste opp en SAF-T-fil. Den første integrasjonen er med PowerOffice Go, som tas i bruk gradvis. PowerOffice Go leveres av PowerOffice, en del av Visma. Revios er en uavhengig tjeneste fra Halifax AS. Revios er ikke laget, sponset eller godkjent av Visma eller PowerOffice.

• Godkjenning: På forespørsel fra revisjonsfirmaet godkjenner klienten selv tilkoblingen i PowerOffice Go. Uten klientens godkjenning henter Revios ingenting.
• Bare lesing: Revios leser data fra PowerOffice Go. Revios skriver, endrer eller sletter aldri noe der.
• Hva som leses: kontoplan, saldobalanse, posteringer med tekst, kunde- og leverandørsaldoer, kunder og leverandører (navn, organisasjonsnummer, postadresse og bankkontonummer), avdelinger, prosjekter, egendefinerte dimensjoner, mva-koder og nummerserier, og selskapets organisasjons- og regnskapsinnstillinger. For kunder og leverandører ber vi ikke om fødselsnummer, fødselsdato, e-postadresse eller telefonnummer. Selskapets egne innstillinger hentes i sin helhet, med selskapets e-postadresse og telefonnummer (for et enkeltpersonforetak eierens). Et organisasjonsnummer eller en tekst klienten selv har skrevet inn, kan inneholde personopplysninger.
• Formål: revisjonen av denne klienten, utført av revisjonsfirmaet klienten har valgt. Opplysningene brukes ikke til noe annet.
• Roller: revisjonsfirmaet er behandlingsansvarlig, og Halifax AS er databehandler. PowerOffice er klientens egen systemleverandør og ikke underleverandør hos Revios. Tilkoblingen er en teknisk tilgang klienten gir revisor etter revisorloven § 2-2, ikke et samtykke etter personvernforordningen.
• Oppbevaring: opplysningene oppbevares som revisjonsdokumentasjon så lenge loven krever: fem år i Norge og Danmark, sju år i Sverige og ti år i Finland, og lenger når revisjonsdokumentasjonen må oppbevares lenger etter revisjonsberetningen. Av tekniske grunner kan den uendrede originalen bli liggende lagret, ubrukt, i minst ti år etter at vi mottok den, før den slettes.
• Slik fjerner klienten tilgangen: i PowerOffice Go, under Meny → Innstillinger → Utvidelser. Senest 20 minutter etter det kan Revios ikke hente mer. Regnskap som allerede er hentet, blir liggende i oppdraget og følger oppbevaringen over.
• Ingen annen bruk: opplysningene brukes ikke til å trene modeller, og ikke til sammenligninger eller referanseverdier på tvers av kunder. Vi deler dem ikke med tredjeparter utover underleverandørene våre og når loven krever det. De lagres i Microsoft Azure i Norge (se «Hvor data lagres» og «Underleverandører»).

Kunstig intelligens

Revios bruker en språkmodell til å foreslå tekst og oppsummeringer. Forslagene er merket som AI-generert, og de får ingen virkning før en revisor har vurdert og godkjent dem.

Språkmodellen kjøres hos Microsoft innenfor EØS. Vi sender bare det modellen trenger for oppgaven, og holder personopplysninger utenfor der vi kan. Microsoft kan oppbevare forespørsler i inntil 30 dager for å avdekke misbruk. Vi arbeider med å få fritak fra dette for revisjonsdata.

Hvor data lagres

Revios bruker Microsoft Azure. Utviklingsmiljøet er i Norway East, og språkmodellen er konfigurert for en Azure-region i EU. Før et firma tar i bruk tjenesten med klientdata, skal avtalene beskrive de aktuelle drifts- og sikkerhetskopistedene. Hosting i EØS utelukker ikke at leverandørtilgang fra andre land må vurderes særskilt. Databehandleravtalen og underleverandørlisten beskriver behandlingssteder og vilkår for slik tilgang.

Nettsidene på revios.no driftes av Netlify, og skjemainnsendinger lagres hos Netlify. Netlify og Cloudflare er amerikanske selskaper. Netlifys publiserte databehandleravtale bruker EU–US Data Privacy Framework der dette gjelder, med EUs standardavtaler som alternativt overføringsgrunnlag. Cloudflares publiserte databehandleravtale omfatter EUs standardavtaler og tilleggstiltak. Hvilket grunnlag som gjelder, avhenger av den aktuelle behandlingen og leverandøravtalen; leverandørvilkårene alene dokumenterer ikke vår konkrete overføringsvurdering.

Netlifys databehandleravtale

Cloudflares databehandleravtale

Underleverandører

I produktet Revios bruker vi Microsoft som underleverandør til Azure-drift, Entra-innlogging og Azure OpenAI. Nettsidene bruker Netlify til drift og skjemainnsendinger. Cloudflare Turnstile leverer spamvern på nettsiden og har rollene beskrevet ovenfor. Leverandørene til nettsiden er ikke dermed underleverandører for revisjonsfirmaets klientdata. Nye leverandører og aktuelle behandlingssteder skal beskrives i avtalene for den tjenesten de brukes i.

Revisjonsfirmaer som bruker Revios får den fullstendige og oppdaterte listen over underleverandører i databehandleravtalen.

Dine rettigheter

For personopplysninger vi behandler om deg, har du rett til:

• innsyn: å få vite hvilke opplysninger vi har om deg
• retting: å få rettet opplysninger som er feil
• sletting: å få slettet opplysninger vi ikke lenger har grunnlag for å beholde
• begrensning: å be oss slutte å bruke opplysningene mens en sak avklares
• dataportabilitet: å få opplysningene du har gitt oss i et maskinlesbart format
• protest: å motsette deg behandling vi gjør ut fra en berettiget interesse

Vil du bruke en av rettighetene, ta kontakt med oss på adressen under. Gjelder henvendelsen et revisjonsoppdrag, sender vi deg videre til revisjonsfirmaet. De er behandlingsansvarlig der. Du kan også klage til Datatilsynet. Vi treffer ingen avgjørelser om deg som er basert utelukkende på automatisert behandling, og vi driver ingen profilering.

post@revios.no

Endringer

Vi oppdaterer erklæringen når tjenesten eller behandlingen endrer seg. Datoen øverst viser når den sist ble endret. Kundene våre får beskjed direkte om endringer som betyr noe for dem.